Для результативного управления человеческими ресурсами упорядочивают их деятельность. Значительная часть HR-специалистов не придаёт этому необходимого внимания, что неверно. Это же повышает отдачу от ваших сотрудников. Так как же организовать процесс регламентации?
Потребность компаний и организаций в регламентации возникает, когда происходит организационный рост, количество объектов управления – работников и процессов – увеличивается, а топ-менеджменту всё сложнее управляться с объемом собственной работы. И это при том, что действительно хороший начальник может содействовать с 5-7 замами и воздействовать своим лидерством ещё на десяток ключевых специалистов. И если порядка дальнейшего распределения зон ответственности нет, то требуется формализация рабочих взаимоотношений.

Способы регламентации

Регламентация – это закрепление правил взаимодействия и поведения для сотрудников при выполнения работ. Существует 3 основных способа управления: традиции, нормы и правила.
Традиции – это мягкие требования, с ними существует такая модель поведения, которую поощряет начальство, но нет сформулированных правил. По сути это эталон, но сотрудник сам решает, что ему «нравится или не нравится».
Нормы - это самые неофициальные и часто не закрепленные, но всегда соблюдаемые сотрудниками модели поведения, их контролируют лидеры организации, которые наказывают за их нарушение.
Правила – по факту самый жесткий и действенный способ упорядочивания взаимоотношений. Правила однозначно и официально фиксируют в документах, положениях и регламентах стандартов деятельности, за их неисполнение - наказывают. Правилами регулируют основные технологии и процессы производства, за которыми ведут наблюдение менеджеры качества, это может быть дресс-код, даже поведение сотрудников и их общение вне стен компании.
Субъекты основной деятельности – все сотрудники. Субъекты бывают индивидуальными, а также коллективными. Чтобы их регламентировать создают документы, такие как: должностные инструкции, различные положения, регламенты. Специалисты служб кадров, развития персонала и топ-менеджеры регулярно руководят процессом создания и контроля организационных форм и документов.
Процессы основной деятельности – это такие части основной деятельности, которые отвлекают и занимают ресурсы. Как раз для их регламентации процессов создаётся нормативная документация (типовые положения, различные инструкции, методики). В разработке и комплексном мониторинге различных нормативных документов кадровики имеют решающий вес. Ресурсы – деньги, комплектующие, сотрудники. Распределение ресурсов происходит с обязательным использованием утвержденных планов и внедренных нормативов.
Также часто регламентирующими и упорядочивающими документами являются всевозможные распорядительные документы (срочные приказы, различные распоряжения, оперативные служебные записки, коллегиальные решения). Их применяют для доведения решений и поручений вышестоящего руководства. Именно такими документами оперативно регулируют и недостающие ресурсы, и не внедрённые процессы и всевозможные субъекты.

Основные пользователи регламентирующей документации и упорядочивающих документов

Настроенная система интенсивного документооборота требуется всем сотрудникам – от менеджеров высшего звено и до рядовых исполнителей.
Для топ-менеджмента регламентация позволяет особенно не отвлекаться от стратегических задач на текущие проблемы менеджмента.
  • Менеджеры – регламентация, структурно представляет систему управления организацией в комплексе: разграничение зон ответственности, наделение особенными функциями других пользователей процессом, система оценки результатов.
  • Линейные руководители – для них регламентация фактически является руководством с описанием технологий успешного достижения поставленных задач. Большинство линейных руководителей предпочитают работать по инструкциям, использование которых и определяет достижение конечного результата.
  • Исполнители это главные пользователи описанных регламентирующих документов. Главное, это чтобы такие документы были понятны исполнителю. Хотя регламентация документации всегда увеличивает удельную нагрузку на коллектив, и на сотрудников в частности, и не часто ведёт к приросту оплаты труда. Но следование инструкциям снижает риски невыполнения функций и, безусловно, связанные с этим взыскания.
  • Специалисты по бизнес-процессам и оперативному управлению персоналом. Им важно, чтобы все документы были реально технологичными и не ресурсоёмкими. Пожалуй, это основные ограничения для данной категории пользователей.
Регламентация деятельности сотрудников не ведёт к дополнительным капитальным вложениям и относительно доступна любым компаниям вне зависимости от отрасли деятельности и размеров самой организации. Определенно, она систематизирует труд и взаимоотношения сотрудников, делает его прозрачным и эффективным, повышает значимость. Только для результативного управления всей организацией требуется структуризация регламентов, а также донесение до сознания коллектива и каждого сотрудника тех ценностей компании, которые помогают исполнению этих регламентов. И это является отдельной и важной частью внедрения регламентации деятельности.